Temeljni propis koji poslodavcu nameće obvezu izrade i izdavanja obračuna plaće je Zakon o radu koji u članku 85. stavak 1. govori da je poslodavac dužan, najkasnije petnaest dana od dana isplate plaće, naknade plaće ili otpremnine, radniku dostaviti obračun iz kojeg je vidljivo kako su ti iznosi utvrđeni. Nadalje, prema stavku 2. istog članka, poslodavac koji na dan dospjelosti ne isplati plaću, naknadu plaće ili otpremninu ili ih ne isplati u cijelosti, dužan je do kraja mjeseca u kojem je dospjela isplata plaće, naknade plaće ili otpremnine radniku dostaviti obračun iznosa koje je bio dužan isplatiti.
Navedeni obračuni su ovršne isprave.
Budući da se prema noveliranom Zakonu o provedbi ovrhe na novčanim sredstvima (NN 91/10 i 112/12) i Pravilniku o načinu i postupku provedbe ovrhe na novčanim sredstvima (NN 6/13) neisplaćena plaća izravno naplaćuje putem FINE, bez provođenja ovršnog postupka, na temelju obračuna poslodavca o neisplati dospjelog iznosa plaće, važno je znati koji je sadržaj obračuna i kako on treba izgledati.
Prema članku 7. Pravilnika o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće ili otpremnine ako poslodavac na dan dospjelosti ne isplati plaću, obračun iznosa plaće koji je bio dužan isplatiti sadrži sljedeće podatke:
1) podatke o poslodavcu:
– za pravnu osobu: tvrtku, sjedište, OIB i žiro-račun,
– za fizičku osobu: ime i prezime, adresu, OIB i žiro-račun,
2) podatke o radniku: ime i prezime, adresu, OIB, broj računa i naziv banke, ako se plaća isplaćuje putem banke,
3) razdoblje odnosno mjesec za koji je plaća trebala biti isplaćena,
4) podatke o ostvarenim satima rada i druge podatke od kojih ovisi iznos plaće te iznos plaće po tim osnovama.
Nadalje, podaci o ostvarenim satima rada i druge podaci od kojih ovisi iznos plaće te iznos plaće po tim osnovama sadržavaju:
1) ostvarene sate rada odnosno druge podatke od kojih ovisi iznos plaće (sati redovitog rada prema rasporedu radnog vremena s posebno iskazanim satima rada nedjeljom, blagdanom ili neradnim danom utvrđenim posebnim zakonom i rada noću; sati prekovremenog rada s posebno iskazanim satima takvog rada nedjeljom, blagdanom ili neradnim danom utvrđenim posebnim zakonom i rada noću i drugo),
2) sate pripravnosti,
3) sate za koje radnik ostvaruje pravo na naknadu plaće, s posebno iskazanim satima: godišnjeg odmora; privremene spriječenosti za rad zbog bolesti; blagdana i neradnih dana utvrđenih posebnim zakonom; plaćenog dopusta; u kojima je radnik odbio raditi zbog neprovedenih mjera zaštite zdravlja i sigurnosti na radu; prekida rada do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran; u kojima radnik ne radi zbog drugih opravdanih razloga određenih zakonom, drugim propisom ili kolektivnim ugovorom; u kojima radnik nije radio iz razloga za koje je sam odgovoran,
4) ostale propisane, utvrđene ili ugovorene dodatke i primitke,
5) vrste i iznose doprinosa za obvezna osiguranja koji se obustavljaju iz plaće i to:
– za mirovinsko osiguranje na temelju generacijske solidarnosti (I. stup),
– za mirovinsko osiguranje na temelju individualne kapitalizirane štednje (II. stup),
6) iznos predujma poreza i prireza porezu na dohodak uz iskazan osobni odbitak i stope,
7) utvrđeni iznos plaće po osnovama iz stavka 1. podstavka 1., 2. i 3. članka 3. Pravilnika,
8) utvrđeni iznos i vrstu obustave,
9) utvrđeni iznos za isplatu,
10) dan dospjelosti plaće te potpis ovlaštene osobe i pečat poslodavca.
Treba napomenuti da poslodavac u obračunu plaće nije obvezan navoditi navedene podatke koji u razdoblju odnosno mjesecu za koji se plaća ili naknada plaće isplaćuje kod radnika ne postoje.
Obračun neisplaćene plaće sadrži i podatke o:
1) primatelju, žiro-računu i pozivu na broj odobrenja za doprinos za mirovinsko osiguranje na temelju generacijske solidarnosti (I. stup) i za doprinos za mirovinsko osiguranje na temelju individualne kapitalizirane štednje (II. stup),
2) primatelju, žiro-računu i pozivu na broj odobrenja za predujam poreza i prireza porezu na dohodak uz iskazan osobni odbitak i stope,
3) primatelju, računu i pozivu na broj odobrenja za druge obustave iz plaće.
Kao vrlo važno za poslodavce treba navesti da su, ako na dan dospjelosti u cijelosti ne isplate plaću, dužni radniku uručiti dva obračuna, odnosno jedan za isplaćeni, a drugi za neisplaćeni dio plaće, u propisanom sadržaju.
Što se inspekcijskog nadzora tiče, napominjemo da ako inspektor rada utvrdi da poslodavac u propisanom roku radniku nije dostavio obračun iz kojeg je vidljivo kako je utvrđen iznos isplaćene plaće ili utvrdi da poslodavac radniku nije u propisanom roku dostavio obračun dospjele, a neisplaćene plaće ili utvrdi da ti obračuni nemaju propisani sadržaj, rješenjem će poslodavcu naložiti dostavu obračuna sa svim propisanim podacima. Ovdje treba podsjetiti na odredbe Zakona o radu. Naime, prema članku 294., novčanom kaznom od 65.000,00 kn do 100.000,00 kn kaznit će se za prekršaj poslodavac pravna osoba ako radniku u propisanom roku ne dostavi obračun iz kojeg je vidljivo kako je utvrđen iznos plaće, naknade plaće ili otpremnine ili ako on nema propisan sadržaj, odnosno ako radniku ne dostavi obračun dugovane, a neisplaćene plaće, naknade plaće ili otpremnine ili ako on nema propisani sadržaj.
I na kraju istaknimo da je poslodavac obračunske isprave, čiji je sadržaj propisan ovim Pravilnikom, dužan čuvati najmanje četiri godine, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarenje tih prava mogle biti relevantne i obračunske isprave, dužan ih je čuvati do pravomoćnog okončanja toga spora.