Tako je za pojedine djelatnosti ili za pojedine skupine radnika, sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima i/ili o radnom vremenu radnika zbog određenih specifičnosti uređen posebnim propisom (primjerice Zakonom o radnom vremenu, obveznim odmorima mobilnih radnika i uređajima za bilježenje u cestovnom prijevozu, Zakonom o službenicima i namještenicima u lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi, Pravilnikom o radnom vremenu, odmorima i dopustima radnika na pomorskim ribarskim plovilima itd.).
Specifičnosti u vezi vođenja evidencije postoje i za zaposlene u javnom sektoru, pa se u praksi, kod određenog broja radnika za koje se podaci vode u Registru zaposlenih u javnim sektoru, pojavilo pitanje prema kojim sve propisima voditi evidenciju za te zaposlenike, odnosno trebali li je voditi i prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (u nastavku: Pravilnik o evidencijama)? Naime, na temelju Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru (Narodne novine, broj 34/11) i Uredbe o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, te mjerama zaštite podataka u registru zaposlenih u javnom sektoru (Narodne novine, broj 55/11) Registar zaposlenih vodi se kao skup podataka o zaposlenima u javnom sektoru. Zaposleni u javnom sektoru su državni službenici i namještenici, službenici i namještenici u javnim službama, državni dužnosnici imenovani na dužnost u državnom tijelu ili javnoj službi i pravosudni dužnosnici.
U vezi primjene propisa o evidencijama za zaposlene u javnom sektoru, treba reći da podaci koji se vode o zaposlenima, kao sadržajni dio Registra zaposlenih u javnom sektoru, u navedenoj Uredbi nisu taksativno navedeni, za razliku od obvezno propisanog sadržaja podataka koje je poslodavac u obvezi voditi sukladno Pravilniku o evidencijama.
Osim te razlike, na temelju Uredbe prvi unos podataka o zaposlenima obavlja se najkasnije u roku osam dana od dana početka rada zaposlenog, za razliku od obveze poslodavca da prema Pravilniku o evidencijama, evidenciju sa svim podacima počne voditi danom zasnivanja radnog odnosa.
Iako se pri vođenju evidencija, sukladno navedenim propisima, podaci čuvaju trajno, u slučaju Registra zaposlenih u javnom sektoru, Uredbom je propisan izuzetak odnosno propisano je da se danom prestanka radnog odnosa iz Registra brišu osobni podaci zaposlenog (ime i prezime, OIB, JMBG, te ostali podaci koji ukazuju na mogućnost identifikacije zaposlenog nakon prestanka radnog odnosa). U slučaju vođenja evidencije u skladu s Pravilnikom o evidencijama, izuzeci od obveze čuvanja podataka nisu propisani, pa je poslodavac podatke o zaposlenima obvezan čuvati kao dokumentaciju trajne vrijednosti.
Stoga je poslodavac, bez obzira na vođenje podataka u skladu s Uredbom o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, te mjerama zaštite podataka u registru zaposlenih u javnom sektoru, o zaposlenima dužan voditi podatke u sadržaju i na način propisan Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima.